l' élaboration des plans: le plus souvent les plans sont issus de réunions ou d' ateliers ou de workshops. Les actions sont regroupées par thèmes. Pour chaque action il faut déterminer le quoi (le contenu de l' action), le qui (le responsable de l' action), le quand (la date de fin objectif). Chaque thème peut donner lieu à un plan d'action et on se retrouve à avoir plusieurs plans d'action.

l' organisation: il est nécessaire de préciser par une note quels sont les responsables de chaque plan et en cas de plans concernant plusieurs sites, quels sont les correspondants de chacun de ces responsables sur l'autre site.

le pilotage: le pilotage est centré sur le respect des engagements et sur la mise en place d'alternatives. Le pilotage doit se faire à plusieurs niveaux, avec des revues périodiques, par exemple hebdomadaires, entre le management et chacun des responsables de plans d'action d'une part, et entre chaque responsable de plans d'action et chacun des acteurs impliqués dans les actions. Ces points périodiques doivent faire l' objet d'un calendrier connu de tous. Lors de ces revues, les actions closes doivent être notées, les dates prévisionnelles des actions en cours doivent être actualisées, des nouvelles actions peuvent être créées.

l' actualisation des plans : elle doit être faite préalablement à ces points périodiques et complétée en revues. Ces actualisations préalables doivent être également positionnées dans le calendrier.

la communication de mise à jour : il est utile de rappeler périodiquement et systématiquement aux acteurs les dates de mise à jour avant chacune des revues et de communiquer aux acteurs chacune de leurs actions. En  effet on peut se trouver dans des situations où l'on doit piloter plus d'une dizaine de plans d'actions impliquant plus d'une cinquantaine de personnes. Dans ce cas il est possible que certaines personnes soient impliquées dans plusieurs plans. Il est donc judicieux de leur communiquer individuellement toutes les actions qui les concernent.

la communication de reporting : à l' issue des mises à jour périodiques, les reportings d'avancement sont à élaborer et à communiquer. Les reportings doivent être adaptées aux différents niveaux de management.

Pour les plans : il est nécessaire de garder la traçabilité des engagements de départ et leur évolution, s'agissant notamment des dates de fin prévues. Les dérives voire les dépassements éventuels doivent être mis en évidence automatiquement. Les actions closes doivent être également marquées automatiquement pour une meilleure lisibilité des plans, sans qu'elles soient effacées. Un reporting associé à chaque plan peut faire apparaître le nombre d' actions closes, le nombre d' actions restantes ainsi que leur répartition dans le temps notamment sous forme de graphique tant sur le passé que sur le prévisionnel. L' accès à la mise à jour des plans par l' ensemble des acteurs doit faire choisir une solution accessible facilement sans apprentissage préalable.

Pour les actions : afin de rappeler les actions à chaque acteur, un renvoi automatique des plans d'actions individuels doit être mis en place

Pour le reporting global : il est nécessaire de consolider l' ensemble des plans pour faire ressortir les nombres d' actions closes, les restes à faire avec les graphiques sur le passé et le prévisionnel. Un benchmark sur l' avancement de chacun des plans est un outil intéressant de management. Un indicateur de dispersion est utile à suivre lorsque des acteurs interviennent sur plusieurs plans d'actions. S'agissant de suivis d' anomalies (par exemples pour des spécifications ou des problèmes logiciels), des indicateurs de durée de traitement des anomalies sont significatifs. La distribution dans le temps de ces durées, par période de "naissance" des anomalies, permet de mesurer les progrès, avec des courbes de type 6 SIGMA.

Pour la communication : un intranet minimum est nécessaire pour focaliser l' accès aux documents en un seul point : plans d'action, organisation, calendrier, reportings, contacts et disponibilités des ressources, documents de contexte. Un intranet autoportable peut être réalisé pour des présentations en dehors de l' entreprise sur un PC portable sans connexion au réseau interne de l' entreprise.

Le processus pour les acteurs : Le processus de mise à jour et de communication, doit être formalisé et communiqué aux acteurs.

Les modes opératoires d' exploitation: La consolidation des plans, l' envoi des plans individuels, l'élaboration des reportings doivent faire l' objet d'un processus formalisé et d'un mode opératoire à chaque étape.

La mise en oeuvre des outils : S'agissant de plans d'action, on intervient en général sinon dans l'urgence, du moins dans des délais très courts. Par ailleurs tous les acteurs doivent avoir accès aux plans sans apprentissage. Avec ces hypothèses l' ensemble des outils peut être mis en place à partir d'un kit de mise en oeuvre construit avec des briques d' Office : Excel, PowerPoint, Outlook, Visual Basic. Il s'agit d'une instrumentation plus légère, que celle que l'on peut mettre en place pour les projets avec les outils de planification, mais néanmoins très efficace.

L' exploitation elle même : il s'agit de réaliser effectivement les traitements de communication aux acteurs, de mise à jour des reportings et d' actualisation ou évolution de l' instrumentation. 

Une intervention sur 3 points : Dans ce genre d' opération nous intervenons sur le pilotage, sur la mise en oeuvre (organisation et instrumentation) et sur l' exploitation. Selon les cas nous intervenons dès le départ lors de la création des plans ou à défaut alors que les plans sont déjà établis. Nous intervenons simultanément sur ces 3 points car en général le temps est compté. Nous intervenons en copilotage pour les revues d' avancement et parallèlement sur la mise en place de l' organisation et de l' instrumentation (kit de mise en oeuvre).

Votre interlocuteur unique : Votre situation est spécifique c'est pourquoi il est préférable de traiter simultanément ces 3 points pour adapter au mieux cette approche. Dans ce contexte un interlocuteur unique est préférable.

Pour plus d' information: Nous pouvons vous présenter les cas déjà traités et voir ensemble les spécificités de votre situation. Prenez contact directement, tel :+33 (0)1 46 04 45 85.